Voici une liste de 10 règles à suivre pour communiquer virtuellement de façon efficace.
- Avoir une adresse courriel adaptée aux personnes ciblées. Si votre adresse est utilisée pour des communications administratives, assurez-vous que celle-ci soit crédible.
- Protégez l’anonymat de vos destinataires en ajoutant ceux-ci dans la section Cci (Copie cachée invisible).
- Toujours inscrire le but de votre courriel dans la section « Objet ». Ceci évite que votre courriel ne soit ignoré ou pire, que celui-ci prenne la direction de la poubelle. Soyez précis de façon à ce que le destinataire puisse anticiper le contenu de votre courriel.
- Évitez les abréviations ou le langage SMS. C’est une forme de politesse qui sera appréciée. L’orthographe et la grammaire rendent la lecture du message plus facile. N’hésitez pas à utiliser des paragraphes pour séparer les principaux aspects du message. Par exemple : informations importantes, personnes concernées, délai à respecter.
- Inclure une formule de politesse au début et à la fin de votre courriel et ce même si vous communiquez plusieurs fois par jour avec la même personne. Et n’oubliez pas de signer votre courriel et de laisser vos coordonnées pour vous joindre.
- Un courriel est aussi privé qu’une lettre écrite à la main. Soyez vigilant(e) lorsque vous ajoutez le destinataire et surtout, ne pas faire suivre à autrui ni partager vos courriels avec vos proches/amis.
- Écrire en majuscules est interprété comme si vous criez votre message. Ne jamais utiliser de majuscules, en aucun temps.
- Ne pas inonder les boîtes de courriels de vos proches et amis avec vos photos de vacances, des blagues que vous trouvez drôles, des vidéos de chatons ou autres, etc.
- Faites passer les chaînes de messages du genre « envoyez ce courriel à 10 personnes » directement à la poubelle.
- Si vous recevez un courriel qui s’adresse à plusieurs personnes, prenez le soin de répondre à l’expéditeur seulement. Ne pas utiliser la formule « Répondre à tous ».
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